Warum Recruiting im Gesundheitswesen kein Allround-Job ist

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Frühmorgens auf einer Krankenhausstation: Zwei Krankmeldungen, eine unbesetzte Pflegeposition, und die Stationsleitung versucht, den Dienstplan noch irgendwie aufzufangen. Kaum jemand in der Klinik hat Zeit, sich um neue Bewerbungen zu kümmern – es fehlen Fachkräfte an allen Ecken.

Dieses Bild steht stellvertretend für viele Einrichtungen in Deutschland. Von Pflegekräften bis hin zu Ärzten verschiedener Fachrichtungen: Rund 200.000 Stellen bleiben unbesetzt. Trotz hoher Nachfrage und sicheren Arbeitsplätzen gelingt es vielen Kliniken und Praxen nicht, die passenden Mitarbeiter zu finden.

Die Ursachen liegen selten im Desinteresse der Bewerber. Vielmehr zeigt sich: Der Arbeitsmarkt im Gesundheitswesen folgt eigenen Gesetzen. Wer ihn verstehen will, muss seine Strukturen kennen und wer Personal gewinnen will, braucht mehr als klassische Recruitingmethoden.

1. Die 3 Wege des Recruitings im Gesundheitswesen

So wie in vielen anderen Branchen auch, gibt es im Gesundheitswesen nicht „das eine“ Recruiting. Seit dem digitalen Zeitalter ist Recruiting immer vielschichtig. Betrachtet man die großen Kategorien „make or buy“, so kann man folgende Einteilung vornehmen: Kliniken und Praxen können das Recruiting eigenständig in die Hand nehmen oder es wird „outgesourced“, das heißt, die Personalsuche wird an Personaldienstleister ausgelagert. Hierbei trifft man in der Praxis auf generalistisch oder spezialisiert aufgestellte Dienstleister (meistens in Form von Personalberatungen oder Executive Search Unternehmen). Jeder dieser Wege hat unterschiedliche Schwerpunkte und Stärken vorzuweisen.

Eigenes Recruiting durch Kliniken und Praxen
Beim internen Recruiting übernehmen die Kliniken und Praxen den gesamten Prozess der Personalgewinnung selbst. Die Rekrutierungsmaßnahmen werden eigenständig geplant, durchgeführt und geeignete Kandidaten ausgewählt. Hier steht Ihnen heutzutage ein ganzes Universum an Möglichkeiten offen, Kandidaten anzusprechen.

Angefangen bei klassischen Methoden wie z. B. Stellenanzeigen in Jobportalen, Bewerbermessen Kooperationen mit Bildungsinstitutionen oder Karriereveranstaltungen bis hin zu „neuen“ Recruiting-Methoden wie z. B. Social Recruiting, Active Sourcing oder KI getriebene Kanäle.

Outsourcing an generalistische Personaldienstleister
Generalistische Personaldienstleister unterstützen Unternehmen unterschiedlicher Branchen bei der Personalgewinnung. Hierbei übernehmen sie typischerweise Aufgaben wie Schaltung von Stellenanzeigen, Bewerbermanagement, Vorselektion und Koordination von Vorstellungsgesprächen. Das große Versprechen der Personaldienstleister ist aber in der Regel, dass sie über einen eigenen Datenpool an Kandidaten verfügen. Ähnlich unterhalten sie beste Kontakte zu potenziellen Arbeitgebern. So erfahren Sie, was gerade gesucht ist oder welche interessanten Stellen demnächst frei werden. Sie verfügen über umfangreiche Datenbanken und nutzen moderne digitale Recruiting-Methoden wie automatisierte Matching-Systeme. Da sie branchenübergreifend arbeiten, bringen sie häufig standardisierte Verfahren und eine hohe Prozesskompetenz in das Recruiting ein.

Outsourcing an spezialisierte Personaldienstleister
Professionelle Recruitingprozesse, eigene Datenbanken, Kandidatenpools, Fach-Expertise bei modernsten, technologiegetriebenen Recruiting-Methoden sind auch etwas, was die spezialisierten Personalberatungen vorweisen können. Spezialisierte Anbieter konzentrieren sich ausschließlich auf eine Branche. Ihr Fokus liegt im Gesundheitswesen auf der gezielten Vermittlung von Pflegefachkräften, Ärzten sowie medizinisch-technischem Personal.

Aber über die oben beschriebene Recruiting-Kompetenz hinaus kennen sie die Spezifika einer Branche besonders gut. Sie verfügen über branchenspezifisches Wissen zu Qualifikationsanforderungen und Berufsanerkennungsverfahren. Neben klassischen Vermittlungsleistungen bieten sie häufig auch Beratung zur Personalplanung, Unterstützung bei Anerkennungsprozessen ausländischer Fachkräfte sowie temporäre Personalüberlassung an. Durch ihre Spezialisierung können sie Personal mit passender Ausbildung und Erfahrung gezielt ansprechen.

Der Überblick dient als Grundlage, um im weiteren Verlauf zu analysieren, welcher Weg unter bestimmten Rahmenbedingungen für Kliniken und Praxen am geeignetsten ist.

2. Alltag in Kliniken und Praxen und die Auswirkungen auf das Recruiting

Die Besonderheit beim Recruiting im Medizinumfeld liegt darin, dass es sich beim Recruiting und Personalführung um betriebswirtschaftliche Prozesse handelt. Jedoch stehen die Einrichtungen (Kliniken und Praxen) dafür ein, für das Wohl von Menschen zu sorgen. Die Gesundheit sollte im Alltag (aller Ökonomisierung des Gesundheitswesens zum Trotz) Vorrang haben.

Das hat Auswirkungen darauf, wie Recruiting im Alltag einer medizinischen Einrichtung überhaupt integriert werden kann. Wer einmal den Alltag auf einer Station oder in einer voll besetzten Praxis erlebt hat, versteht schnell, dass dieser Auswirkungen auf das Recruiting haben muss. Dienstpläne ändern sich kurzfristig, Ärzte und Pflegekräfte sind in Schichtsysteme eingebunden und Entscheidungen über Neueinstellungen werden oft parallel zum laufenden Betrieb getroffen. Die Teams in medizinischen Einrichtungen sind eng verzahnt. Eine Fehlbesetzung kann sich direkt negativ auf die Arbeitsbelastung und Patientenversorgung auswirken.

Für Außenstehende bleibt vieles unverständlich. Wer mit der medizinischen Fachsprache nicht vertraut ist, verfehlt schnell den Ton der Zielgruppe. Nur wer den Klinikalltag versteht, hat die Möglichkeit mit den Fachkräften auf Augenhöhe zu kommunizieren.

3. Generalisten oder Spezialisten? Der Unterschied im Ergebnis

Eigenes Recruiting vs. Outsourcing
Theoretisch stehen heute fantastische Möglichkeiten zur Verfügung, damit eine Praxis oder Klinik das Recruiting selbst gestalten kann. Aber die Praxis zeigt: Viele der „neuen Methoden“ (z. B. Social Recruiting) laufen ins Leere, wenn man das erforderliche Knowhow nicht hat. Schließlich fehlt es in engen Märkten vor allem an einer Kernkompetenz: In umkämpften Märkten wie dem Ärztepersonalmarkt bedarf es am Ende des Tages immer noch jemanden, der zum Telefonhörer greift und einen Kandidaten zu Not kontaktiert.

Unabhängig davon, ob es interne Recruiting-Teams gibt, die all diese Methoden inklusive der Direktansprache beherrschen – am Ende des Tages sind die internen Personalabteilungen hoffnungslos überlastet. Die ständige Personalknappheit im Gesundheitswesen lässt wenig Spielraum, das Recruiting eigenständig und umfassend zu betreiben, da Kliniken und Praxen mit dem laufenden Betrieb und der Patientenversorgung stark ausgelastet sind. Vor diesem Hintergrund ist das „Outsourcing“ die bessere Alternative. Doch an wen wenden sich Kliniken und Praxen, wenn Sie die Stellen besetzen wollen: Generalisten oder Spezialisten?

Outsourcing an Generalist vs. Spezialist
Die Zusammenarbeit mit generalistischen Personaldienstleistern bringt schon einmal den Vorteil der Entlastung von administrativen Prozessen mit sich. Sie beherrschen in der Regel auch die so wichtige Direktansprache und können auch neue, vielversprechende Recruiting-Methoden integrieren.

Allerdings kommt hier nun der oben beschriebene Aspekt ins Spiel, dass es sich bei medizinischen Einrichtungen um Klienten mit einem ganz besonderen Arbeitsalltag handelt. Die intime Kenntnis dieses Arbeitsalltags fehlt den generalistisch aufgestellten Anbietern oft.  Für zielorientiertes Recruiting ist dieses spezifische Fachwissen zu den besonderen Anforderungen der Gesundheitsbranche Voraussetzung. Hier geht es beispielsweise um die nötigen Qualifikationen, Zertifizierungen und rechtlichen Rahmenbedingungen. Das kann dazu führen, dass die Auswahl der Kandidaten weniger passgenau erfolgt und offene Stellen nicht im erforderlichen Qualitätsniveau besetzt werden.

Spezialisierte Personalvermittler können „passender“ besetzen
Spezialisierte Personaldienstleister hingegen verfügen über tiefgehendes Branchennetzwerk und fachliches Know-how, das exakt auf die Bedürfnisse von Kliniken und Praxen zugeschnitten ist. Sie kennen die Herausforderungen des Fachkräftemangels, können kurzfristig qualifizierte, geprüfte Fachkräfte vermitteln und unterstützen auch bei komplexen Prozessen wie der Anerkennung ausländischer Abschlüsse oder der flexiblen Bereitstellung von Personal über Zeitarbeit. Zudem entlasten sie die internen Ressourcen der Gesundheitseinrichtungen nachhaltig, sodass sich das Stammpersonal besser auf die Patientenversorgung konzentrieren kann.

Vor dem Hintergrund dieser Fakten und angesichts der spezifischen Herausforderungen im Gesundheitswesen zeigen sich spezialisierte Personaldienstleister als der erfolgversprechendere Partner. Kliniken und Praxen erreichen damit eine nachhaltigere und qualitativ hochwertigere Personalbesetzung und können dem zunehmenden Fachkräftemangel effektiver begegnen.

4. Fazit

Das Gesundheitswesen steht unter Druck: Der Fachkräftemangel ist strukturell, die personellen Ressourcen sind begrenzt, und die Anforderungen an Versorgungsqualität bleiben hoch. Diese Ausgangslage macht deutlich, dass Personalgewinnung heute weit mehr ist als reine Stellenbesetzung.

Während generalistische Personaldienstleister Prozesse vereinfachen und für Entlastung sorgen, zeigt sich in der Praxis, dass komplexe Anforderungen spezialisierte Lösungsansätze erfordern. Spezialisierte Dienstleister verfügen über das nötige Verständnis für die besonderen Bedürfnisse medizinischer Einrichtungen. Ihre Arbeit zielt nicht auf kurzfristige Lückenfüllung, sondern auf nachhaltige Personalbindung und Qualitätssicherung ab. Damit rückt Recruiting im Gesundheitswesen in den strategischen Mittelpunkt der Organisationsentwicklung. Kliniken und Praxen, die sich für spezialisierte Partner entscheiden, sichern sich nicht nur personelle Stabilität, sondern auch Wettbewerbsfähigkeit in einem zunehmend angespannten Arbeitsmarkt. Langfristige Partnerschaften mit spezialisierten Dienstleistern ermöglichen zudem eine strategische Personalplanung und tragen zur Sicherstellung einer konstant hohen Versorgungsqualität bei. Kliniken und Praxen profitieren davon insbesondere durch geringere Fehlzeiten, verbesserte Arbeitsbedingungen und letztlich eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit.