Passive Kandidaten aktivieren: Wie man wechselwillige Top-Kräfte erreicht

© Adobe Stock / Pannin

Ein erfahrener Oberarzt in der Unfallchirurgie, 44 Jahre alt, seit acht Jahren im selben Haus. Er ist nicht unzufrieden, aber auch nicht begeistert. Die Arbeitsbedingungen haben sich verschlechtert und das Versprechen einer Chefarzt-Perspektive hat sich zerschlagen. Trotz alldem ist er nicht aktiv auf Jobsuche. Er verschickt weder Bewerbungen, noch besucht er Karrieremessen. Trotzdem würde er wechseln, wenn das richtige Angebot zur richtigen Zeit käme.

Dieser Arzt gehört zu einer Gruppe, die im Recruiting zunehmend über Erfolg und Misserfolg entscheidet: die sogenannten passiven Kandidaten. Menschen, die zwar fest angestellt sind und im aktuellen Job funktionieren, aber innerlich längst offen für Veränderung sind. Als Personalvermittlung im medizinischen Bereich ist genau diese Gruppe unser tägliches Geschäft bei EMC Adam. Und die Zahlen zeigen, warum das so wichtig ist.

80 Prozent denken über einen Wechsel nach

Die Studie „Ärztebarometer: Jobsuche & Karriere 2025", durchgeführt vom Wissenschaftlichen Institut für Presseforschung und Publikumsanalysen im Auftrag des Deutschen Ärzteblatts, liefert ein bemerkenswertes Bild. Knapp 80 Prozent der über 3.100 befragten Ärzte denken über einen Arbeitgeberwechsel nach. 16,5 Prozent suchen bereits aktiv. Weitere 30 Prozent halten gelegentlich Ausschau. Und ein Drittel zeigt sich passiv offen für neue Angebote. Nur jeder Fünfte ist aktuell nicht wechselbereit.

In der Pflege sieht es ähnlich aus, denn laut einer DBfK-Umfrage von 2024 denken unter über 6.000 Pflegekräften knapp 29 Prozent regelmäßig über einen Berufsausstieg nach. Jede sechste Krankenhausbeschäftigte wechselt laut einer RWI-Studie innerhalb eines Jahres den Job und dieser Anstieg geht fast ausschließlich auf das Pflegepersonal zurück.

Der größte Teil des verfügbaren Talentpools ist weder auf Stellenbörsen zu finden noch in aktiven Bewerbungsverfahren unterwegs. Wer als Klinik ausschließlich auf eingehende Bewerbungen wartet, erreicht bestenfalls 20 Prozent des Marktes. Die restlichen 80 Prozent brauchen einen anderen Zugang.

Warum passive Kandidaten so wertvoll sind

In unserer Arbeit bei EMC Adam erleben wir immer wieder, dass die stärksten Besetzungen aus dem passiven Pool kommen. Das hat nachvollziehbare Gründe, denn wer aktuell in einer Festanstellung arbeitet und nicht unter Druck steht, wechselt bewusster. Die Entscheidung fällt überlegter und die Wahrscheinlichkeit, dass der neue Vertrag langfristig hält, ist deutlich höher.

Gleichzeitig bringen passive Kandidaten häufig genau die Qualifikationen mit, die Kliniken am dringendsten suchen, da sie Führungserfahrung und Routine in spezialisierten Bereichen vorweisen können. Es sind die Leute, die man nicht auf einer Jobbörse findet, weil sie keinen Grund haben, dort zu sein. Sie brauchen Impulse und keinen Stellenmarkt.

Was passive Kandidaten zum Wechsel bewegt

Die Gründe, warum gut eingebundene Fachkräfte offen für einen Wechsel werden, sind im Gesundheitswesen erstaunlich konsistent. Laut dem Ärztebarometer 2025 beeinflusst allein die Krankenhausreform bei rund 26 Prozent der Befragten die Wechselabsicht, weniger aus Angst vor Jobverlust, mehr aus Sorge vor sich verschlechternden Arbeitsbedingungen.

Der MB-Monitor 2024 ergänzt das Bild: 80 Prozent derer, die über einen Berufswechsel nachdenken, nennen die zu hohe Arbeitsbelastung als Hauptgrund. 72 Prozent sehen eine wachsende Kluft zwischen ihrem eigenen Berufsanspruch und der täglichen Realität. 52 Prozent fehlt schlicht die Zeit für Patienten.

Für Kliniken, die passive Kandidaten erreichen wollen, ist das eine entscheidende Information. Denn diese Menschen lassen sich nicht mit generischen Stellenanzeigen abholen, die Gehalt und Standort in den Vordergrund stellen. Was sie interessiert, sind die Antworten auf ganz andere Fragen: Wie sieht der Dienstplan wirklich aus? Gibt es eine Perspektive für meine fachliche Entwicklung? Funktioniert die Zusammenarbeit im Team, oder ist jeder auf sich allein gestellt?

Wie Kliniken und Personalvermittlungen den Zugang schaffen

Passive Kandidaten zu erreichen, erfordert einen grundlegend anderen Ansatz als klassisches Recruiting. Es geht weniger um das Schalten von Anzeigen und mehr um Beziehungsaufbau und den richtigen Zeitpunkt.

Der persönliche Kontakt ist dabei durch nichts zu ersetzen. Im medizinischen Bereich, wo Entscheidungen oft lebenslange Karriereweichen stellen, wollen Kandidaten mit jemandem sprechen, der ihre Fachrichtung versteht und der einschätzen kann, ob ein Wechsel tatsächlich Sinn ergibt. Automatisierte Matching-Algorithmen und KI-gestützte Ansprache mögen in anderen Branchen funktionieren, in der Medizin allerdings zählt das Gespräch.

Genauso wichtig ist die Arbeitgebermarke einer Klinik. Passive Kandidaten informieren sich im Hintergrund: Sie lesen, was ehemalige und aktuelle Mitarbeiter berichten. Sie schauen sich die Karriereseite an und merken sehr schnell, ob dort authentische Einblicke zu finden sind oder austauschbare Phrasen. Kliniken, die offen über ihre Arbeitskultur und ihre Entwicklungsmöglichkeiten kommunizieren, erzeugen Vertrauen. Kliniken, die sich hinter Hochglanzbildern verstecken, verlieren es.

Und dann ist da vor allem der Faktor Zeit, da passive Kandidaten Kündigungsfristen haben. Sie treffen keine überstürzten Entscheidungen. Der Recruiting-Prozess muss darauf eingestellt sein, denn wer einen vielversprechenden Kandidaten drei Wochen auf eine Rückmeldung warten lässt, hat ihn bereits verloren.

Was das für unsere Arbeit bei EMC Adam bedeutet

Die Aktivierung passiver Kandidaten ist im Grunde das, was eine spezialisierte Personalvermittlung von einer reinen Stellenbörse unterscheidet. Wir veröffentlichen selbstverständlich Anzeigen, aber der größere Teil unserer Arbeit findet abseits davon statt: im persönlichen Gespräch und im Verständnis für die individuelle Situation eines Kandidaten.

Wenn ein Facharzt uns mitteilt, dass er grundsätzlich zufrieden ist, aber unter bestimmten Bedingungen wechseln würde, dann notieren wir das nicht in einer Datenbank und vergessen es. Wir halten den Kontakt und melden uns zurück, wenn ein passendes Angebot kommt und begleiten den Prozess mit dem Verständnis dafür, dass dieser Mensch keinen Druck braucht, sondern eine echte Perspektive.

Für Kliniken bedeutet die Zusammenarbeit mit einer Personalvermittlung wie EMC Adam Zugang zu genau diesen Kandidaten. Zu Menschen, die auf keiner Jobbörse auftauchen, aber wechseln würden, wenn sich eine passende Gelegenheit anbietet.

Fazit

Der Fachkräftemangel im Gesundheitswesen lässt sich nicht allein durch Stellenanzeigen und Bewerbungsgespräche lösen. Die größte Talentreserve besteht aus Menschen, die bereits arbeiten, die gut sind in dem, was sie tun und die trotzdem erreichbar sind, wenn man sie richtig anspricht. Kliniken, die das verstehen, erweitern ihren Kandidatenpool erheblich. Und wer den Zugang zu diesen passiven Kandidaten systematisch aufbaut, hat im Wettbewerb um die besten Köpfe einen entscheidenden Vorsprung.